Sigo a la búsqueda de trucos de productividad como Indiana Jones perseguía el Santo Grial en Indiana Jones y la última cruzada (una de esas películas de los 80 que veríamos ahora mismo). El último hack me lo ha dado una amiga que lo aplica en su tiempo libre desde hace un tiempo y a ella le ha ayudado en su productividad.
Pero como la maravillosa Noemí Argüelles en Paquita Salas… Bueno te lo voy a decir. Mira, la amiga soy yo.
No llevo demasiado haciéndolo, pero ya he notado los resultados como me pasó con este otro truco de Steve Jobs que se enfoca en la gestión de energía y no en la gestión del tiempo. Y lo cierto es que en mi caso, no solo lo he usado para el trabajo, también para mi vida y el resultado se ha reflejado en ambos casos en una cosa: más productividad.
En qué consiste la "regla de los dos minutos"
La regla de los dos minutos surge del método Getting Things Done (GTD) de David Allen, experto en productividad. Él afirma que la mayor parte de las tareas que posponemos no son difíciles de hacer, sino que simplemente evitamos iniciarlas y se terminan quedando en el limbo y sin hacer. Pues bien, dicho esto, la regla de los dos minutos consiste en que si puedes hacer algo en menos de dos minutos, hazlo. No lo planifiques ni lo pospongas. Hazlo en el momento en que surge. Fácil. Tan fácil que a veces se nos olvida.
Te pongo un ejemplo. Estás a punto de empezar una tarea pero te llega un email. No tardas más que un minuto en contestar, pero decides posponerlo y sumarlo en tu lista de cosas por hacer. Ese mismo momento se repite a lo largo de tu jornada durante otras seis veces y cuando estás a punto de terminar el día, tienes una lista con siete tareas extras más con las que te da una pereza gigante ponerte. Si las hubieras hecho en el momento en que surgían, aunque no fueran prioritarias, habrías terminado con la lista limpia y reluciente.
El motivo es que una tarea que te lleve más tiempo puede hacerse en menos tiempo. No es tan lioso como crees si escuchamos la ley de Parkinson de la que te hablamos el otro día: "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". Si tenemos asignada una hora para una tarea y le quitamos un minuto, ¿crees que no terminarás a tiempo? Terminarás, y además tendrás recogidas esas pequeñas miguitas que surgen de forma inevitable durante el trabajo.
Lo que persigue la "regla de los dos minutos" es evitar la procrastinación y reducir la lista de tareas por hacer, algo que trabajando desde casa se multiplica. En mi caso me ha resultado especialmente práctico para mantener mi casa y mi espacio de trabajo ordenado. Orden que ya nos explicó la ciencia que era imprescindible para trabajar, porque el desorden y la desorganización tienen un efecto acumulativo en nuestros cerebros muy poco beneficioso.
Te pongo un ejemplo: me llega una carta del banco que leo. La dejo encima de la mesa. Podría haberla tirado a la basura que tengo en la cocina. Tardo 10 segundos en levantarme y echarla a reciclar. Sin embargo la dejo sobre la mesa. Y después de esa carta otro papel más. Y otro. Y uno más. Y más y más hasta que la mesa en la que trabajo está llena de cosas por hacer que nunca haré.
Fijo que Marie Kondo amaría este truco que yo he aplicado por ejemplo, para mantener mi cocina ordenada. Te pongo en contexto. Soy una mujer que vive sola y que tiene poco tiempo, y lo que menos me gusta es dedicarlo a limpiar. Si durante la semana sigo la regla de los dos minutos, no tengo la sensación de que la casa esté hecha un desastre y cuando termino de trabajar puedo descansar, tomarme un vino y leer un libro.
Meter en el lavavajillas la taza del café. Fregar la sartén después de hacerme un filete a la plancha. Guardar la tostadora en su sitio después de usarla. Todas esas tareas no me llevan más de 30 segundos cada una, y si las hago en el momento, la casa se mantiene más ordenada y yo estoy menos agobiada con todo lo que tengo que hacer cuando termine mi jornada laboral, por lo que me centro mejor en mi trabajo y soy más productiva. Tan fácil como eso.
Ahora toca que lo pruebes a ver si a ti, también te funciona.
Fotos | Paquita Salas
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