El 25% de los trabajadores no logra cumplir con los plazos a pesar de haber trabajado más que en años anteriores, nos revelan los datos del Índice de la anatomía del trabajo 2023 de Asana. Parece una contradicción. Trabajamos más pero nos cunde menos. Y el motivo es que no sabemos trabajar.
No digo que no sepas hacer tu trabajo, digo que no estás sacándole el máximo partido a tu talento porque quizá no estás siendo tan productiva como podrías ser. La solución, además de seguir el consejo de Tim Cook, es empezar a poner en marcha en tu jornada laboral el “time blocking” o bloqueo de tiempo, que nos funcionaba en el instituto, y ahora me funciona con 37 años y trabajando desde casa.
Qué es el “bloqueo de tiempo”
El método del time blocking o bloqueo de tiempo se basa en dividir la jornada laboral en diferentes bloques de tiempo. Así, sabremos en todo momento con qué tarea estamos y nos centraremos solo en esa, en el tiempo que hemos establecido para su ejecución. Es decir, en lugar de decir voy a trabajar de 9 a 18h, lo que haremos es un horario como si volviéramos al instituto.
Vamos a hacer bloques de tiempo, en base a prioridades como siempre, y desde primera hora de la mañana. Los bloques de tiempo establecidos, dependerán de cada tarea. Puede que una solo te lleve media hora y otra, dos horas. Solo hay que estimar cuál es el tiempo que necesitas para cada tarea.
Si estamos empezando con este tipo de organización, lo ideal es que sean bloques de 15 o 30 minutos, así que las tareas grandes podemos dividirlas como hace Michelle Obama.
Cómo aplicar el "bloqueo de tiempo" a mi trabajo
Parece algo complicado, pero es mucho más sencillo de lo que parece. Nos llevará 10 minutos al día a primera hora, y el resto del día estaremos más organizadas y seremos mucho más productivas. Es vital, eso sí, que hagamos una buena distribución de las tareas en base a su prioridad, para lo que es especialmente una matriz de Eisenhower, por ejemplo.
En mi caso, calculo el tiempo de cada tarea, que va desde una reunión hasta asistir a un evento, pasando por escribir un artículo como este, y lo hago a las 8 de la mañana, antes de hacer nada más. Con el café en la mano, me organizo el día como si hiciera el horario de las clases en el instituto. Si tu trabajo te lo permite, puedes hacer una planificación semanal, y si como a mí, te van surgiendo cosas nuevas de un día para otro, pues una planificación diaria.
Esta metodología busca huir de la multitarea y aprovechar los bloques para que el deep work sea más efectivo. El motivo es uno que deberíamos meternos en la cabeza todos, especialmente aquellas personas que teletrabajamos: el multitasking mata la productividad. Es más productivo hacer 7 tareas en orden de prioridad, que cinco a la vez, aunque sean menos. Saltar de una actividad a otra sin terminar la anterior solo nos hace perder el tiempo.
Además, en ese horario podemos marcar los descansos, y asegurarnos así que no nos perdemos la comida (o la hacemos delante del ordenador), que tenemos media hora para hacer estiramientos de espalda, o que no vamos a saltarnos la clase de cerámica.
Volvamos a la época del instituto, y sin necesidad de hacer el anuario de los 90 viral en redes, solo recordando que un horario, es la clave del éxito en la gestión del tiempo.
Fotos | Mean Girls
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