Es posible que hayas leído algún artículo que saca a relucir algunas de las excentricidades del magnate Jeff Bezos, como que se ha gastado 42 millones de dólares en un reloj que no da la hora o que tiene un yate tan grande que no encuentra amarre en Miami. Es una de las personas más ricas del mundo, según Forbes, gracias a que fue el creador del gigante Amazon. Pero lo que no sabrás es que él ha sido el que me ha ayudado a que aumente mi productividad.
Lo ha hecho sin saberlo, porque no tengo línea directa con él, pero su regla de las dos pizzas ha sido la clave.
Qué es la “regla de las dos pizzas”
Jezz Bezos, tal y como explica Wall Street Journal, comenzó su empresa instaurando como norma la regla de las dos pizzas: cualquier equipo debería ser lo suficientemente pequeño como para poder alimentarlo con dos pizzas. Más tarde, este concepto lo trasladó también a las reuniones para evitar perder productividad en el camino, como explicaba en el Forum on Leadership de 2018. La regla consiste en no tener nunca una reunión en la que dos pizzas no puedan dar de comer a todo el grupo. Es decir, nunca tengas reuniones en las que haya más de ocho personas. Seis incluso, porque así las decisiones se toman más rápido y eso hace que la reunión sea más eficiente. Evidentemente así, somos más productivos porque evitamos perder el tiempo.
Cuanta más gente hay en una reunión, menos productiva es. He vivido en primera persona reuniones de 10 personas en las que nadie se pone de acuerdo, todos hablan a la vez y perdemos un tiempo precioso. Sí, las reuniones son una trampa para la productividad igual que lo son los correos electrónicos que nos hacen perder hasta un día a la semana.
Este estudio de la Universidad de Yale demostraba que las señales neuronales del cerebro se reducen cuando hablamos a través de una videollamada, pero si es imprescindible que las hagamos, mejor que seamos pocos.
No es el único que puso en marcha algo parecido en su negocio. Steve Jobs también tenía una regla para que las reuniones fueran de pocas personas. Ken Segall, ex director creativo publicitario de Apple, contaba en su libro “Increíblemente simple: La obsesión que ha llevado a Apple al éxito” que el fundador de Apple llegó a echar de la sala a personas que habían convocado terceros y que en su opinión, no pintaban nada allí porque no iban a aportar.
Más trucos para reducir el tiempo de las reuniones
Además, Jeff Bezos contaba en el libro “Invent and Wander: The Collected Writings of Jeff Bezos” que recogía sus cartas, que evita las reuniones por la tarde. El motivo es que a esas horas, y si hacemos caso al reloj biológico, todos estamos más cansados y por lo tanto somos menos eficientes y las reuniones se alargan innecesariamente. Tampoco las pone antes de las 10 de la mañana porque así, ese tiempo lo dedica a “comerse la rana” y hacer las tareas que más atención requieren y para las que necesita estar más despierto.
En mi caso, la regla de las dos pizzas es fácilmente aplicable, porque teletrabajo y puedo sustituir muchas reuniones y largas llamadas por correos electrónicos usando como excusa que estoy en un sitio con poca cobertura. Sí, sé lo que parece: consejos de una vaga para hacer menos. Pero lo cierto es que reduciendo las reuniones y dejando las imprescindibles en el menor número de miembros posibles, mi productividad ha aumentado.
Puede parecer que unos minutos no van a marcar la diferencia, pero reducir tiempos en varios momentos del día, podrían darte una hora más al día para centrarte en lo que de verdad importa. Jeff Bezos lo sabe y ahora, yo también.
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Fotos | Microsoft 365 y Andrew Neel en Unsplash
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