Procrastinar. Del lat. procrastināre. Diferir, aplazar. No sabía lo que era hasta que empecé con el trabajo de oficina. Concretamente con el teletrabajo. Hace seis años que teletrabajo y aunque mi productividad ha mejorado considerablemente gracias a estos trucos, aún me queda mucho camino por andar, especialmente en lo que ha procrastinación se refiere.
En este campo, la regla de los dos minutos me resulta infalible, pero no es aplicable al 100% de la jornada, así que he buscado un método que funcione, que sea fácil de implementar y con el que olvidarme de eso de procrastinar con todo mi trabajo, no solo con la tarea más complicada como al “comerme la rana”.
Así fue como di con el GTD, un método con más de 20 años de historia que sigue funcionando igual de bien para mejorar la productividad y evitar la procrastinación y que ha pasado a formar parte de mi rutina del día a día. Siento hasta que soy más creativa con él y que he dejado de ser Dory para convertirme en Data de Star Trek.
Qué es el GTD
GTD es un acrónimo del inglés “Getting Things Done”, un método de gestión de actividades desarrollado por David Allen en 2001 que trata, simplemente, de conseguir hacer las cosas. Describe su técnica en el libro Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés, del que la revista Time dijo que era "el libro de autoayuda empresarial imprescindible de la década”.
Organízate con eficacia -edición revisada: El arte de la productividad sin estrés (Gestión del conocimiento)
Este sistema GTD parte de la premisa de que nuestra productividad está directamente relacionada con nuestra habilidad para relajarnos. Solo cuando nuestras mentes piensan con claridad y nuestros pensamientos están organizados podemos desarrollar todo nuestro potencial.
Para Allen “la mente consciente al igual que la pantalla del ordenador, sirve solo para enfocar las cosas, no para almacenarlas”. Es decir, el GTD busca liberar espacio de la memoria para aumentar la productividad y la concentración. No hablamos de que te marques con tu trabajo un síndrome de Voldemort como hiciste con tu ex, sino que Allen afirma que la memoria, o el “sistema de recordatorios internos” falla y para evitarlo, lo mejor es “vaciar” esa memoria frecuentemente, como haríamos volcando a la nube las fotos de nuestro último viaje para liberar espacio en el móvil.
Como cualquier estrategia de gestión del tiempo lo que busca es aumentar la eficacia, y en este caso la metodología es muy sencilla, por eso tantas personas la usan desde hace años. Y no está exenta de base científica, de hecho ya en 2008, Francis Heylighen y Clément Vidal, investigadores de la Free University of Brussels, publicaron este ensayo abordando los beneficios a nivel cognitivo del método.
De hecho con este método, se reduce la carga cognitiva y el esfuerzo mental de intentar recordar todo lo que tienes que hacer todo el rato. Es como si tuviéramos un programa abierto en el ordenador que aunque no estamos usando, está ocupando memoria del ordenador y haciendo que este funcione más despacio.
Los cinco pasos del método GTD y cómo aplicarlos
Como ocurre con cualquier método de gestión de tiempo, invertiremos más tiempo cuando empecemos a ponerlo en marcha, pero es importante que seamos constantes para que no caiga en saco roto.
Capturar
Lo que haremos con el primer paso es crear esa memoria externa, porque vamos a apuntar todas las tareas que se deban realizar, así como ideas que se nos ocurran, o cualquier cosa que nos llame la atención en una herramienta o documento.
De lo que más presume el GTD es que consigue dejar la mente libre. Te pongo un ejemplo para entenderlo. Cuando voy caminando por la calle, hay momentos en que se me ocurren desde temas de los que escribir hasta ideas para un reel pasando por tareas que quiero poner en marcha en mi casa. No puedo confiar en mi memoria y que ella se encargue de todo. El GTD dice que es mejor liberar a nuestro cerebro de estas tareas y anotar todo lo que se nos pase por la cabeza en el momento en que se nos pase por la cabeza. Puede ser desde pueblos que nos gustaría visitar a ideas para decorar el salón, trucos para ahorrar en calefacción, o una idea de un millón de dólares. Todo.
Lo que haremos será tener una libreta (física o virtual) que se convierta en repositorio de todo lo que llega a nuestra cabeza. No es un cajón desastre, aunque lo que parezca, es ese primer paso para liberar, y por si eso fuera poco, es uno de los hábitos que comparten las personas inteligentes: tomar notas. Un consejo, si vas a utilizar un sistema digital, lo ideal es que este esté sincronizado y accesible desde cualquier dispositivo. Puedes usar aplicaciones como Asana, ToDoist, Evernote, FacileThings, Focus To Do o Trello. Si es físico (un cuaderno), llévalo siempre encima.
Procesar
Ahora que hemos apuntado todo, vamos a clasificarlo, algo que podemos hacer, por ejemplo, al comienzo del día siguiente. Es el momento de ver ese cajón desastre y decidir qué haremos con ellas. Las deshechas, las delegas, las pones en marcha o las archivas para hacerlas en el futuro. Para ello es importante saber qué es importante y que no, para que lo que la matriz de Eisenhower es especialmente útil.
Organizar
A la vez que clasificamos las notas, vamos a organizarlas y definir cuándo va a realizarse. Como recomendación, usa tres etiquetas: acción próxima, proyecto, en espera y “Algún día”. Puede tener todas las categorías que necesites, pero si me permites un consejo: como en la moda, menos es más. No te vuelvas loca creando 40 categorías distintas porque a la hora de clasificar todo, vas a perder mucho tiempo y como con el gimnasio, vas a perder adherencia al método.
Revisar
Aunque parezca tedioso, es necesario que se revisen las tareas anteriores y se actualicen. Algunas tareas quedarán cerradas, otras habrán perdido importancia y podrán eliminarse y otras, puede que hayan ganado importancia y dejen de estar en proyecto para pasar a “acción próxima”. Esa “memoria externa” debe revisarse frecuentemente para evaluar el estado de esas tareas pendientes y reclasificarlas.
Hacer
El último paso del método es evidentemente el de hacer aquello marcado con acción próxima. El orden en que esto se realice o no, es otro tema. Piensa que es un sistema que te ayuda a organizar pero no a planificar, que son dos cosas diferentes. En mi caso lo combino con este otro método que ya usaba en el instituto y que me funciona fenomenal para no excederme de horas trabajadas en los diferentes proyectos y poder disfrutar en mi tiempo libre de las mejores series de Netflix, por ejemplo.
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