Me levanto a las 7 de la mañana, preparo un café cargado y me pongo a trabajar. Antes de hacerlo, preparo una lista de tareas pendientes, todo lo que mi cabeza me dice que debería hacer ese día. La lista crece a pasos agigantados y cuando me quiero dar cuenta son las 7 de la tarde y cierro el ordenador con la sensación de que el día se ha encogido y no me ha cundido nada. Y no es culpa mía, es culpa de mi percepción del tiempo.
En la gran mayoría de los métodos de gestión de tiempo como lo es por ejemplo la técnica Pomodoro o el time boxing, el comienzo es el mismo: haz una lista de prioridades. Suena fácil, pero con apuntar en un papel una infinidad de tareas y usar la clásica matriz de Eisenhower, no es suficiente porque tenemos algo en contra: el tiempo. O más bien nuestra percepción del tiempo.
En mi caso tengo una tendencia clara que me ha perseguido toda mi vida y que me hace pensar que en una hora me dará tiempo a hacer mucho más de lo que realmente me da tiempo y también soy procrastinadora por naturaleza. Como resultado soy esa persona que siempre llega tarde, esa que tiene una lista de tareas pendientes inabarcable (y que aumenta cada día) y esa que siempre tiene la sensación de no haber hecho suficiente. Y el problema lo he solucionado con la regla 1-3-5.
En qué consiste la regla 1-3-5
La regla 1-3-5 es un sistema de organización y de planificación de tareas que consiste en clasificarlas en tres grupos y lo más importante, en dejarlas solo en nueve tareas diarias: una importante y grande, dos medianas y cinco pequeñas. No más, porque asúmelo, el día tiene 24 horas, tú tienes dos manos y pensar que harás 100 cosas todos los días solo te llevará a la frustración.
Consiste en escribir nueve tareas que te gustaría hacer ese día y dividirlas en cinco tareas pequeñas, tres tareas medianas y una tarea grande. Primero haremos la tarea más grande (que además es la urgente). Luego podemos intercalar las tareas medianas (las importantes) y las pequeñas. Podemos además aprovecharnos así de comernos la rana a primera hora de la mañana, y dejar las tareas menos complejas y que requieren menos atención para esos momentos en que nuestro reloj biológico nos tiene más apagadas.
La tarea grande es, evidentemente, aquella que te lleva más horas y que requiere de una inmersión profunda. La tarea es mediana si te ocupa más de media hora y es pequeña si solo necesitas unos minutos. Por ejemplo, este artículo sobre los libros envenenados de Alemania me ha llevado 4 horas y media. Dos artículos pequeños y una reunión me han llevado una hora cada uno. Y contestar correos, hacer un par de llamadas y hacer un análisis del día anterior, me ha llevado 30 minutos en total. Si lo sumas, son ocho horas y toda la lista de tareas pendientes está completada.
Por qué funciona la regla 1-3-5
La esencia de este método es que comprendas que no se puede lograr completar un número infinito de tareas cada día, y aceptar que somos humanas y que podemos hacer una cosa grande, tres cosas medianas y cinco cosas pequeñas. Así que mantenemos la lista diaria de tareas pendientes con solo nueve elementos.
De esta manera reducimos la frustración y sí, somos más productivas y al final del día, más felices porque no terminamos con la sensación de “no he llegado a todo”. Tachar tareas te hace sentir bien porque cada vez que marcamos como terminado algo, el cerebro nos da una descarga de dopamina y alentamos nuestra necesidad de cierre cognitivo. Nueve tareas es un número muy asequible y terminarlas todas es muy satisfactorio.
Como se trata de una planificación flexible, puedes agrupar varias tareas pequeñas para crear una mediana, pero es importante que el número nunca supere el de una grande, tres medianas y cinco pequeñas. Además se adapta fácilmente a diferentes horarios y especialmente práctica si teletrabajamos.
Un consejo: si sabes que en tu trabajo vas a tener tareas inesperadas, deja espacio para ellas. Por ejemplo, puedes dejar en blanco una tarea mediana y dos pequeñas, preparadas para cubrir eso que te pide tu jefa en el último momento.
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