Cinco formas de conseguir que tus reuniones de trabajo sean verdaderamente eficaces (y no una pérdida de tiempo)

Seguro que sabes a qué nos referimos: esa sensación de impotencia que te invade cuando una reunión se alarga horas y horas (hasta que más o menos pierdes las ganas de vivir), pero en la que no se avanza para nada en el tema principal.

¿Existe alguna manera de conseguir sacar algo en claro, resolver y avanzar con nuestros objetivos laborales en las reuniones? Hemos hablado con los expertos y estas son las claves que nos han dado para que tus reuniones no sean un agujero negro de pérdida de tiempo.

Tenemos asumido que las reuniones forman parte de la forma de trabajar del siglo XXI, se trata de una herramienta que bien utilizada puede ayudar a todos los empleados a mejorar los proyectos en los que están implicados: "desde que me incorporé al mundo laboral siempre he creído que se abusa de las reuniones de trabajo y se suele hacer muy mal uso de ellas", nos comenta Sonia R. Muriel, directora de RRHH y autora de un prestigioso blog especializado en gestión de personas. "¿Quién no ha sentido pereza cuando le han solicitado asistir a una reunión a la que sabe que no va a ser útil? ¿O ha tenido muchas cosas que hacer y se ha visto atrapado en una interminable reunión en la que se divagaba sobre múltiples temas sin llegar a nada concreto?"

Es inevitable preguntarse cuál es el principal fallo por el que las reuniones de trabajo son una pérdida de tiempo y no la herramienta eficaz que deberían ser. Para responder a esta pregunta hemos contado con Eva Cantavella, una profesional de la Formación en RRHH-Comunicación y especializada en Conducción de reuniones, co-autora del libro Reuniones Eficaces y del blog Reunioneseficaces.blogspot.com.

En su opinión, el principal problema es "la falta de espejo. En serio", nos comenta, "los responsables de las reuniones pocas veces se cuestionan a sí mismos. La mayoría consideran que si la reunión no ha sido productiva, la culpa es de otros. (no quieren escuchar, no quieren entender, no quieren participar, han venido sin prepararse, luego no hacen nada…). Creemos que uno aprende de los errores, pero es una frase incompleta. Uno aprende del análisis objetivo de los errores y muchos responsables de reuniones no lo hacen."

Pero lo primero que hay que hacer es deshacerse de su mala fama e intentar impulsar una reacción más positiva, para que los empleados no lo vean como un castigo más que como una oportunidad de mejorar. Según estudios recientes realizados Joseph A. Allen y Steven G. Rogelberg una reunión bien llevada no tiene que ser un lastre para la productividad (ni una losa que aplaste nuestra moral) sino un incentivo para que los empleados participen activamente, se impliquen y se sientan más comprometidos con lo que hacen. En resumen: darán más en los proyectos y la empresa ganará mayor retorno de su inversión. "Las reuniones son necesarias, pero es importantísimo saber cómo convocar reuniones eficaces para no desperdiciar nuestro valioso tiempo y el de los demás", nos explica Sonia R. Muriel.

¿Cuál es el primer paso para conseguir que sean más productivas?

Para nuestra experta en reuniones eficaces, Eva Cantavella, el primer paso es revisar la preparación: "eso significa no limitarse a preparar qué voy a decir para lucirme y que todos piensen “que buena comunicadora soy”, sino hacerse las buenas preguntas, empezando por la más relevante":

1.- ¿Necesito realmente una reunión para "esto"?

2.- ¿Qué necesitan saber los demás para poder preparar mejor su aportación?

3.- ¿Quién es clave y quién solo es “decorado”? (los extras solo deberían estar en las películas)

4.- ¿Cuánto debe durar realmente esa reunión?

5.- ¿Con qué me puedo encontrar?

Una vez en la reunión, para Eva la clave está la cintura: "no me refiero a los centímetros que me gustaría disminuir, sino a la flexibilidad y técnicas necesarias para la gestión de egos, imprevistos, conflictos, intereses divergentes, críticas, preguntas delicadas..."

Y por último, el paso para que esa inversión de tiempo sea efectiva es obligarse a sacar conclusiones claras: "no es lo mismo que una reunión se acabe a que se concluya." Y, por supuesto, nos recuerda Eva Cantavella, tener bien claro que no es lo mismo preparar una reunión que una presentación.

Seguramente estarás asintiendo con la cabeza mientras lees todo esto. Y al mismo tiempo piensas: “sí, ¿pero cómo puedo hacer para conseguir que mis reuniones no sean un lastre y motiven al personal en vez de convertirse en un marrón para mí y para mis compañeros?"

1.-Sigue la regla de “menos es más” (y máximo, cinco)

Invitar a más gente a la reunión significa también puerta abierta a más voces, más distracción y más interrupciones. Cuanta más gente en la reunión, menos posibilidades de centrarse en el tema que habéis venido a resolver.

En este artículo sobre reuniones publicado en LinkedIn, recomiendan sopesar con cuidado a quién invitas a la reunión: “si vas a invitar a más de diez personas a tu reunión, puede ser un signo de vaguería. Piensa en tus reuniones como acontecimientos VIP. Limita tus invitaciones a esos profesionales que son vitales para tratar el tema que te interesa. Y como norma: trata de que sean cinco personas o menos aún".

Nuestra experta Sonia R. Muriel también está de acuerdo con este punto: "No convoques a diestro y siniestro, hazlo con cabeza y pensando realmente en las personas que deben estar presentes. Si vas a convocar a alguien en calidad de oyente, lo más probable es que su presencia no sea necesaria, ahórrale la inversión de tiempo."

2.- Prohibir los gadgets tecnológicos de todo tipo.

Ha salido tantas veces en la prensa que ya ni nos hace gracia: importantes personajes de la vida pública muy distraídos por culpa del Candy Crash o cualquier jueguecito de sus tablets o móviles.

Y es que parece ser que en el momento que alguien trae un aparatito de estos a una reunión, acabarás haciendo cualquier cosa (consultar sus acciones en bolsa, mirar el Instagram de su cuñado, pasearse por una tienda online o jugar a explotar gominolas de colores) mientras entras y sales de la conversación principal, lo que al final significará que sólo has dedicado un 50% de tu atención a lo que se trataba.

Si estás en una reunión con seis o siete personas y más de la mitad están mirando su teléfono, su ordenador o su tablet, asúmelo: estas personas no están en la reunión, sus cabezas están en otras cosas y no van a aportar absolutamente nada. "En algunas compañías se retiran los teléfonos móviles y otros dispositivos a los asistentes antes de entrar a la sala de reuniones. Es una buena filosofía porque aseguras que no desvían la atención a otros asuntos fuera de la reunión y querrán acabar pronto para comprobar correos y mensajes", nos explica nuestra experta en Recursos Humanos.

Puede recordarnos a la época del colegio, pero obligar a todo el mundo a dejar los gadgets electrónicos en la puerta de la sala puede contribuir a mejorar la comunicación entre los asistentes, a que la reunión se interrumpa menos, sea más corta y concisa. “Cada vez que un teléfono suena o emite un sonido de alerta para leer un mail o un mensaje, hay que parar la reunión y retomar el tema tras unos segundos, lo que es contraproducente para las ideas, retrasa que se avance, hace perder la concentración, etc."

Eva Cantavella, experta en optimización de reuniones, nos aclara que hay que hacer una distinción: "yo separaría, por un lado los móviles, que no prohibiría (ya la palabra invita al rebote…) pero si formularía la pregunta retórica que invita a no usarlos “¿para evitar distorsiones, os parece si ponemos el móvil en modo avión y a nosotros en modo participativo?”."

Prohibir ordenadores o tablets, en opinión de Eva, es ir contra el progreso ya que cada vez más, los participantes toman nota a través de estas herramientas. Es mejor velar por el buen uso de las mismas.

3.- Asignar un líder y asignar tareas concretas

No se trata de que alguien tenga la última palabra, pero sí que lidere la discusión, intente que el resto de los participantes no se vayan por los cerros de Úbeda, rediriga la conversación y esté a cargo de identificar las ideas válidas o de interceptar las que no llevan a ninguna parte y hacen perder el tiempo. Para Sonia es necesario que "quien convoque la reunión, la dirija y controle los tiempos. Al igual que el tono, y si en alguna ocasión se tensa, relajar el ambiente". Pero también hace hincapié en la importancia de que ese líder vigile "empezar la reunión de manera puntual. Por respeto a los que sí son puntuales y por crear cultura de puntualidad en la empresa."

El líder tomará nota de todo lo que sea relevante y las contribuciones de cada miembro del equipo, para que no se pierda información fundamental. También podrá controlar que nadie se distrae, sea puntual y asignar tareas tras las conclusiones. Y como anota Sonia: "no permitir volver puntos ya tratados a lo largo de la reunión."

Otra opción es asignar tareas concretas e individuales. En Apple, por poner un ejemplo, tienen un sistema muy curioso para sacarle todo el partido a las reuniones: dividen las tareas y cada una se asigna directamente a un empleado. Hacer a esa persona responsable de esa única tarea es la manera de que se haga auténticamente responsable de tenerla hecha antes de la próxima reunión. Algo que funciona mucho mejor que encargar esas mismas tareas a grupos, en los que la gente puede escaquearse más fácilmente.

Y por supuesto, como apunta Sonia, es fundamental recordar a los asistentes que es necesario acudir a la reunión con el material trabajado y preparado.

4.- Elimina asientos

Sería la mar de divertido ir eliminando asientos y tener a todo el mundo jugando al juego de la silla durante la reunión, pero lo que nos sugieren los expertos va mucho más allá: que nadie se sienten en absoluto. Pasar demasiado rato de pie es incómodo para todo el mundo y la fórmula para conseguir que los que tienen que exponer un asunto lo hagan lo más rápido posible, con el mínimo de rodeos y circunloquios. Estar de pie te ayuda a ir más al grano y no perder el tiempo consultando tus notas una y otra vez o perdiendo el tiempo mirando tu smartphone.

Se trata de organizar reuniones breves y concisas, con varios miembros del equipo formando un círculo para resolver el tema a tratar de manera rápida. Y como nos comenta Sonia, esto también nos permite convocar una reunión solo cuando sea necesario, en ocasiones la mayoría de las reuniones no sirven para alcanzar el objetivo.

5.- Ponerse una hora límite

Y si es necesario haz callar a la gente cuando lleguéis a esa hora. O sácales de la sala. Ponerse una hora límite para terminar y ser fiel a ella es una de las maneras de forzar a los asistentes a la reunión a que se empleen a fondo para resolver los temas a tratar y no pierdan el tiempo. Lo importante es "cerrar con un breve repaso de lo tratado y de las tareas asignadas si las hay", como nos comenta Sonia R. Muriel.

Por otra parte, si todo el mundo en tu trabajo sabe que organizas reuniones en las que se entra y se sale puntual, estarán encantados de asistir y de participar con sus propuestas. Porque no les harás perder el tiempo, porque saben que su tiempo se valora.

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