La obsesión por la productividad y la búsqueda de la gestión de tiempo más eficaz no parece algo exclusivo de autónomos o de personas con una sobrecarga de trabajo que quieren evitar la productivitis y reducir sus horas laborales de implicación. Al parecer también es algo que sufren personas con tanto éxito como Bill Gates. En una entrevista de 2017, Gates le dijo al presentador de televisión Charlie Rose que en ocasiones sentía que debía agendar cada minuto de su vida para demostrar su “seriedad” como líder empresarial.
Tal y como explicaba Chris Capossela, que lleva 31 años en Microsoft y ahora es director de marketing de la compañía, Gates parece que es inmune a la procrastinación. Para conseguirlo Bill Gates usa el método de los “cuatro cubos” que le he robado y puesto en práctica y que sí, funciona.
Qué es el método de los “4 cubos”
Cuando hablamos de los “4 cubos” lo hacemos de un método de gestión de tiempo que busca evitar esa dilución de prioridades de una forma sencilla. Bill Gates divide sus horas de trabajo disponibles en cuatro grupos o cubos, y dedica el 25% de su agenda a cada uno de los bloques. Si en algún momento uno de los grupos toma más peso, Gates analiza y redistribuye para que siempre sea el 25%.
Lo que buscamos con este método es ser proactivas a la hora de establecer prioridades y crear un mecanismo para comprobar si estamos o no cumpliendo con estos compromisos. De esta manera se asegura que no se produzca la llamada disolución de prioridades.
Qué es la dilución de prioridades
Según Rory Vaden, autor de "Take the Stairs: 7 Steps to Achieving True Success", la “dilución de prioridades” nos permite completar tareas durante todo el día y aún así, posponer otras. Corremos haciendo tareas urgentes y nunca llegamos a las tareas importantes.
Lo que hacemos con la dilución prioritaria o dilución de prioridades es retrasar las tareas más importantes del día permitiendo que tu atención se centre en actividades menos importantes pero quizás más urgentes. No es una procrastinación clásica en la que sentimos pereza para empezar las tareas, pero el resultado sí es el mismo que en ella: posponer las tareas de máxima prioridad.
Es lo que podría definir como apagar fuegos. En el entorno de trabajo existe una interrupción constante y tenemos que ir apagando los fuegos que salen lo que nos quita tiempo para las tareas importantes con las que sí cumples objetivos. Sacrificas la lista de tareas pendientes importantes por emergencias que no paran de salir.
Cómo aplicar la técnica de los “4 cubos” para evitar la disolución de prioridades
No existen cuatro áreas fijas, sino que tienes que averiguar cuáles son las tuyas, pero eso sí, una de ellas tiene que ser a la fuerza un área centrada en tus objetivos. Por ejemplo, en el caso de Capossela del que te hablábamos antes, él tiene cuatro áreas: personas (contratación, reclutamiento y gestión de equipos), estrategia de la empresa, arte del marketing y clientes, tal y como explicaba a CNBC. "Me ha ayudado a ser más estratégico en la gestión de mi tiempo y a reducir las tareas que me consumían el tiempo", afirmaba.
Podemos usar en lugar de cubos, colores y codificarlos así en nuestra agenda o en el Bullet Journal como hace el fundador de Shopify, Tobias Lütke. Así, con un solo vistazo podemos ver qué es cada cosa y si hay demasiadas tareas urgentes y pocas importantes ese día, delegar en otras personas o redistribuirlas en esa semana.
Desde luego yo he hecho como Capossela y le he robado a Bill Gates este método y en las dos semanas que llevo usándolo me ha funcionado muy bien. Eso sí, lo combino con la matriz de Eisenhower que me ayuda a identificar qué tareas son importantes y cuáles urgentes.
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