El truco fácil con el que uso ChatGPT para aumentar mi productividad teletrabajando

Luis Matosas López y Lorena Rodríguez Calzada, ambos profesores de la Universidad Rey Juan Carlos y expertos en nuevas tecnologías, explicaban en The Conversation hace más de un año que la IA en entornos laborales “puede transformar de forma notable muchas tareas administrativas, aspectos relativos a la gestión de proyectos, o cuestiones asociadas a la evaluación de riesgos; entre otros quehaceres”. A nivel individual, también puede servirnos para el día a día en el trabajo.

En ningún caso te recomiendo usar ChatGPT para que trabaje por ti porque aunque aumente nuestra productividad, reduce nuestra capacidad cognitiva según el MIT y la verdad es que no creo que nadie quiera perder inteligencia por el camino. De hecho, el uso frecuente de IA también está relacionado con la disminución de las habilidades de pensamiento crítico.

Lo que sí podemos es usarla para que nos ayude con algunas tareas organizativas, por ejemplo. En mi caso lo he usado para que me elabore un horario con time blocking, como recomendaba usarlo Shanice Robertson, asistente virtual de Aberdeen, en The Guardian “si te sientes abrumado”. Solo necesitas el prompt adecuado y personalizado para ti, para que te elabore un horario para el día siguiente. En mi caso, elaborar un horario para el día siguiente nunca ha sido algo que me haya venido bien porque si eran demasiadas las tareas en lugar de tranquilizarme, el hecho de que hubiera tantas me ponía más nerviosa aún. Pero sí es algo que me sirve antes de comenzar el día.

El time blocking se basa en dividir la jornada laboral en diferentes bloques de tiempo que correspondan a diferentes tareas, muy similar a lo que tenías en el instituto para las clases. Lo que intenta es que solo te centres en el bloque de tiempo que tienes delante (con la tarea correspondiente), en lugar de pensar en todo lo que tienes que hacer a lo largo de la jornada, que puede llegar a resultar abrumador.

Cómo pedirle a Chat GPT que nos organice el día de trabajo

Comenzaremos por decirle a Chat GPT lo siguiente, un prompt. En mi caso he usado el de Bernardo Bado, creador de Prompt Advance:

Necesito ayuda para crear un horario estructurado con bloques de tiempo para mi jornada laboral y así maximizar mi productividad y eficiencia. El horario debe asignar franjas horarias específicas para diferentes tareas, descansos y actividades, lo que me permita mantenerme organizado y concentrado durante todo el día.

Tu tarea consiste en diseñar un horario detallado que tenga en cuenta mis prioridades laborales, plazos y hábitos de trabajo preferidos. El horario debe ser realista y manejable, permitiendo flexibilidad y fomentando la productividad.

Su respuesta es clara: necesita datos, pero puede hacerlo. Contestamos a sus preguntas:

Nos da un primer horario, como un boceto con lo que le hemos contado.

Podríamos dejarlo así, pero quiero que sea más concreto, así que le mando mi lista de tareas del día con los tiempos tanto de ejecución como de entrega, y le especifico que siempre tengo tareas que se cuelan a lo largo de la jornada.

Queremos hacer una buena distribución de las tareas en base a su prioridad, para lo que podríamos usar una matriz de Eisenhower si lo hacemos a mano, o decirle incluso en el mismo documento cuáles son las tareas más urgentes. Con la información que le doy le sirve y me lanza un horario además de ofrecerse para pasármelo en un PDF, en formato calendario (Google Calendar o Excel) y hasta descargarlo como plantilla editable para cada día.

Podría hacerse aún más detallado, pero ya con eso, he notado que en los últimos días que lo he hecho, cada vez tardo menos en pedírselo y cada día soy más productiva y puedo ajustar mejor los tiempos de trabajo. Además, como le he pedido que conserve y tenga en cuenta tiempos de descanso, noto que mi salud mental lo agradece.

Como ves, ChatGPT no es el demonio, pero úsalo con cabeza, por favor. No queremos que la IA nos sustituya en el trabajo, solo que nos ayude a hacerlo un poquito mejor.

Fotos | Severance (Apple TV+), Anabel Palomares

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