Uno de los nuevos síndromes de la mujer trabajadora es el síndrome del mail lleno. El problema es que la cantidad lleva al descontrol. Aunque todos tenemos nuestro método particular para organizar la bandeja de entrada, hemos encontrado uno universal que va a hacer que nuestra inbox sea la envidia de la oficina. Ya te puedes ir olvidando de poner estrellitas a los mails importantes que dejas sin leer o de que se te "traspapelen" esos correos infinitos que te envía tu jefe.
Organiza tus mails por deadlines en cinco carpetas
La web Fast Company, dedicada a temas de trabajo y negocios, ha compartido un método basado en cinco carpetas para organizar de forma efectiva el correo electrónico. El método que proponen es archivar todos los correos que recibimos en función de su prioridad y urgencia. Nada de carpetas por clientes, por asuntos o por temas. Según ellos, lo que funciona es guardarlos por su temporalidad. Estas son las cinco carpetas de las que hablan:
1. Bandeja de entrada. Aquí es donde van a caer todos los mails que recibimos, pero no tienen que quedarse a vivir aquí mucho tiempo. La bandeja de entrada tiene que estar a cero.
2. Hoy. Como su nombre indica, en esta carpeta hay que depositar todos los correos que hay que responder es esa misma jornada.
3. Esta semana. Aquí se van archivando los mails que requieren de una contestación a lo largo de los próximos siete días.
4. Este mes/trimestre. Esta carpeta almacena esos mensajes que se pueden contestar a medio/largo plazo. Lo interesante de esta carpeta es ir resolviéndola en todos los huecos que tengamos libres.
5. FYI (siglas en inglés de for your information, para tu información). En esta carpeta se van guardando cosas importantes y que, por lo tanto, no queremos eliminar por si las tenemos que consultar en un futuro.
Tres mantras para tener en cuenta a la hora de organizar nuestra inbox
Además del método de las cinco carpetas, según Universia, hay otros tips básicos que es imprescindible tener en cuenta si no queremos que nuestra bandeja de entrada se convierta en un pozo sin fondo. Hemos seleccionados los siguientes:
Borra en el momento. Acumular "correo basura", promociones que no interesan o boletines de actualidad no tiene sentido. Finalmente, ocupan un espacio muy valioso en tu bandeja. La idea es leer y borrar, leer y borrar, y así en bucle.
Revisa el spam. En ocasiones hay mensajes importantes que se cuelan en esa carpeta tan olvidada. De pronto la consultas un día y... ¡sorpresa! Ahí te estaba esperando, por ejemplo, el mail de tu ascenso (hay que ser optimistas en esta vida).
Aprovecha los tiempos muertos. Gracias a las nuevas tecnologías y a que estamos hiperconectados, también puedes ir haciendo limpieza de mensajes nuevos desde el móvil en el metro. Aunque lo más recomendable es que utilices los trayectos para leer las novedades literarias de la temporada.
Aquí van otros dos consejos del equipo de Trendencias para mantener a raya la bandeja de entrada:
Filtra los mails por el peso de los adjuntos. En ocasiones recibimos correos con fotos o presentaciones que pesan quintales. Esto hace que nuestra bandeja de entrada vaya tocando fondo. Utiliza la caja de búsqueda para filtrar los mails por el tamaño de los archivos adjuntos y elimina los más pesados no sin antes descargarte esos documentos que pesan oro, siempre y cuando sea estrictamente necesario.
Instala Unsubscriber. Se trata de un servicio gratuito que elimina tus suscripciones de correo no deseado de forma automática. Un método muy sencillo para conseguir que todos esos mensajes de spam que recibimos a diario no se mezclen con correos importantes. Si quieres saber cómo instalar Unsubscriber, visita este artículo de Genbeta.
Aprende a hacer búsquedas inteligentes
Varias veces al día creemos infartar porque no encontramos ese correo con un documento imprescindible para una reunión, un contrato con varios ceros o los billetes de avión para tu próxima escapada. Si aprendes a buscar de una forma inteligente, no solo poniendo palabras aleatorias en la cajita de búsqueda, no te volverá a pasar.
Existen unas fórmulas para acotar búsquedas en nuestro mail. De hecho, muchos de los servidores de correo ya las dan predeterminadas para ayudarnos a encontrar exactamente lo que estamos buscando sin perder mucho tiempo y sin tener que revisar cadenas de mails infinitas. Las fórmulas más básicas para hacer búsquedas inteligentes son:
Escribe from y el nombre o apellido para buscar por el remitente del correo que estás buscando.
Pon subject y la palabra que contiene el asunto.
Con Has: attachment podrás encontrar mensajes con archivos adjuntos.
Y con in: podrás buscar por carpetas. Por ejemplo: in:FYI.
También hay otras fórmulas para ser ser mucho más precisos y encontrar esos correos que se resisten a aparecer. Se podrían considerar de nivel avanzado. Pero una vez que las interiorizamos y las memorizamos, facilitan muchísimo el rastreo de mensajes:
Pon un guión para excluir palabras concretas. Por ejemplo, -informe.
Teclea OR cuando tengas dudas entre dos términos. Por ejemplo, Xataka OR Trendencias.
Escribe un texto entre comillas si lo que buscas son esas palabras concretas.
Entre paréntesis irán dos conceptos que son inseparables. Por ejemplo, (Christian Dior).
Hoy en día, en prácticamente todas las profesiones, el correo se ha convertido en la principal herramienta de trabajo. Es la forma más rápida y efectiva de comunicarse con clientes, proveedores, compañeros o con todos al mismo tiempo. De ahí que se vayan acumulando cientos de mensajes con gran variedad de remitentes y de temas. A partir de ahora, con estos consejos, vas a poder presumir de bandeja de entrada, de organización y de productividad.
Fotos | El diablo se viste de Prada, Giphy.com
