Benjamin Franklin, uno de los padres fundadores de EEUU dijo que "el tiempo es dinero". Para muchos lo es, pero también es relativo y hay muchos momentos en que corre sin que nos demos ni cuenta y a lo más termina afectando es a, por ejemplo, la productividad.
Sí, el tiempo es ese arma de doble filo que puede favorecernos o perjudicarnos, especialmente si en nuestra jornada laboral abundan los que se llaman “ladrones de tiempo”.
Descansar es bueno para tu productividad. Los ladrones de tiempo no
Partamos de la base de que se ha demostrado que el descanso nos hace más productivas. Parar de vez en cuando es algo necesario para despejar la mente y afrontar una nueva tarea más concentrado. Pero existe una diferencia entre tomar un breve descanso mental y dejar que las distracciones se apoderen de ti. Los ladrones de tiempo son esas actividades que hacemos cada día sin darnos cuenta y que nos distraen de más en el trabajo, perjudicando nuestra productividad.
Podemos tener ladrones de tiempo en nuestros procesos de trabajo (por ejemplo por procesos de la empresa que no aportan nada pero deben hacerse), o ladrones de tiempo que como trabajadores tenemos sin darnos cuenta. El ejemplo más claro son las redes sociales. Te tomas un descanso para tomar un café y despejarte y cuando te quieres dar cuenta llevas 30 minutos en tu cocina haciendo scroll y viendo vídeos de TikTok sobre el primer novio de Irene Urdangarín.
Un ladrón del tiempo hace justo lo que su propio nombre indica: te quita tiempo. Y lo peor es que lo hace sin que te des cuenta. Para que no siga ocurriendo, es fundamental reconocerlos y eliminarlos de tu jornada laboral, especialmente si teletrabajamos y el riesgo de hacer cosas que no debemos, aumenta.
Los ladrones de tiempo más comunes
Las redes sociales
En las redes sociales voy a meter no solo TikTok e Instagram, también Whatsapp. Miramos el móvil cada cinco minutos, lo desbloqueamos unas 50 veces y estamos con él 250 minutos de media al día, según afirma el neurólogo Javier Abril Jaramillo. La tecnología per sé no es algo malo, pero puede que su uso durante el trabajo sea uno de los más tiempo nos consumen.
En mi caso para evitarlo sigo el truco del abogado Andrés Millán, pero además he limitado mis interacciones puramente sociales al mínimo mientras estoy trabajando. Por ejemplo, si me escriben mis amigas al grupo que tenemos, espero a contestarlas en mi hora de la comida.
Si te cuesta, lo mejor es dejar el móvil fuera de tu despacho y cogerlo solo cuando pares. Si no eres capaz de parar cuando lo coges, ponete una alarma con tu tiempo de descanso para que no se te vaya de las manos.
Las reuniones demasiado largas
Hay diferentes estudios que afirman que pasar demasiado tiempo en reuniones impide que más del 50% de los empleados sean productivos en el trabajo. Además, si las reuniones se alargan demasiado, es posible que acabemos haciendo otras tareas durante una videollamada, lo que puede provocar una pérdida de concentración.
Para evitar que las reuniones nos coman ese tiempo, podemos seguir la regla del 3 de Steve Jobs, con las que nos aseguraremos de que ese tiempo empleado es efectivo. Además, lo ideal es que las reuniones ocupen como máximo el 20% del tiempo de los empleados, así que si eres jefe, limita este tiempo.
Los emails
Parece que no son gran cosa, pero mirar el correo electrónico nos hace perder un día a la semana en el trabajo y es una de las cosas que más afecta a nuestra productividad. Tiene sentido si pensamos que el 80% de los correos que recibimos son inútiles y descartables y sin embargo pasamos el 20,2% del tiempo delante del ordenador gestionándolos según el Estudio del Comportamiento Laboral de Empleados Españoles de WorkMeter.
Todos tenemos correo, pero en este caso la clave está en gestionar bien su uso. Podemos limitar su uso a un par de veces al día (siempre que tu trabajo lo permita, claro), porque hacerlo aumenta nuestro bienestar y hace que el trabajo parezca más controlable.
Comunicación poco clara
No explicarnos de forma clara y directa desde el principio, dando vueltas en círculos sobre un tema sin llegar a nada también nos hace perder el tiempo. Adoptar un enfoque minimalista y comunicarnos con un sistema centralizado, es algo que podemos hacer con herramientas de gestión de tareas como Asana o Monday. Eso sí, todo el equipo implicado en el proyecto se comunicará por ahí, nada de whatsapp, llamadas o emails.
Y no, no hace falta que cuentes tu vida en verso en cada mensaje. Ser concisa y clara no es ser borde, es querer ser dueña de tu tiempo.
Las notificaciones e interrupciones constantes
Tardamos unos 23 minutos en volver a concentrarnos en una tarea después de haber sido interrumpidas por una notificación. No todas las interrupciones son controlables, pero podemos usar técnicas como las burbujas de productividad para desactivar todas las notificaciones y durante un tiempo limitado, trabajar a fondo en algo sin distracciones de ningún tipo usando la inmersión profunda” como Bill Gates.
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