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Cómo sacarle partido a tu jornada de trabajo: 9 hábitos para mejorar tu productividad
Psicología

Cómo sacarle partido a tu jornada de trabajo: 9 hábitos para mejorar tu productividad

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No se trata de trabajar más sino de trabajar mejor. De sacarle el máximo partido a cada hora en tu oficina para no gastar más… ni desgastarte. Te mostramos algunos trucos para que no tengas la impresión de que el tiempo se te escapa de las manos y convertirte en esa persona eficaz que lo resuelve todo en un periquete.

1.- Prioriza los emails.

Sí, la tecnología es maravillosa, pero también nos quita una importantísima parte de nuestro tiempo. Además, los expertos en productividad opinan que sólo un veinte por ciento de los mails requieren una respuesta inmediata. Lo mejor que puedes hacer si quieres ser productiva, es localizar esos mails a primera hora de la mañana, resolverlos y archivar el resto para otro momento.

Existen alternativas al email que pueden servir también para ahorrarnos muchísimo tiempo y mejorar nuestra eficacia durante el horario laboral. Por ejemplo, Slack, una herramienta de comunicación empresarial rápida e instantánea que te permite resolver con tu equipo los asuntos más urgentes sin tener que leer larguísimos mails. Un chat sencillo que permite además una gran variedad de canales, públicos, privados, por equipos, etc.

"En la oficina se esconden numerosos ladrones de tiempo: teléfono, correos que llegan sin parar, llamadas telefónicas, personas que necesitan que les atiendas inmediatamente, reuniones interminables e incluso en ocasiones, sistemas de mensajería instantánea." Sonia R. Muriel, directora de RRHH.

2.- Ponte un horario.

La tentación de estar mirando siempre el correo o las redes sociales es muy grande. Como una inyección de adrenalina en muchas ocasiones, pero también te convierte en la Reina de la Pérdida de Tiempo. Según un estudio realizado por Robert Half International, una empresa especializada en personal ejecutivo, internet es la principal causa de pérdida de tiempo en el mundo laboral. Pero no por ello deberíamos renunciar a chequear nuestros perfiles o consultar información en la red.

Lo mejor es imponerte unas horas para chequear tu correo y tus redes y no saltártelo. Lo primero: espera cada mañana 30 o 45 minutos para leer tu mail o consultar tus perfiles y dedica ese tiempo a hacer las cosas verdaderamente importantes, las que no pueden esperar. También es importante que durante tu jornada no tengas ni los perfiles de Facebook y Twitter permanentemente abiertos ni el correo; trabajar con un notificador es como tener al lado a un niño inquieto de tres años que está dando la lata todo el rato y te distrae muchísimo. Y por último: elige momentos específicos para consultar la información; momentos como mañana, antes de comer, a media tarde y antes de marcharte. Ganarás muchísimo tiempo y no te distraerás.

Sonia R. Muriel, directora de RRHH y autora de un prestigioso blog especializado en gestión de personas, nos da también unas ideas para minimizar los ataques de estos ladrones de tiempo: trabaja con carpetas para que resulte fácil buscar la información que necesites, de manera que tu bandeja de entrada no tenga más de diez mensajes, así no te agobiarás cada vez que entres y tendrás más sensación de control.Si tienes que trabajar en un informe o concentrarte en algo relevante, desactiva las notificaciones de correo entrante o incluso cierra el correo. Solemos priorizar atender a los mensajes en lugar de otras tareas, muchas veces porque es difícil obviar ese tintineo constante que nos avisa de que nos están escribiendo.

3.- Ordena tu ambiente de trabajo.

Según nuestra experta en RRHH para ser más productivo en el trabajo en primer lugar necesitas generar un buen clima y entorno, porque es el lugar donde vas a pasar largas jornadas laborales. Al igual que cuesta conciliar el sueño en un dormitorio desordenado donde te sientes incómodo y en el que tienes que dormir al lado de tu pareja con la que acabas de discutir, intentar ser productivo en un espacio atiborrado de informes, documentos, etc. con el caos desplegándose a sus anchas por tu mesa y/o despacho y con una relación con los compañeros en la que cualquier chispa podría hacer arder Troya, va a resultarte muy difícil. No se trata de que tu espacio de trabajo parezca una foto sacada de una revista, pero sí que te permita trabajar cómodamente, encontrar la información que necesites y que no te distraiga tu propio desorden.

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4.- Aprende a leer más rápido… para leer menos.

Con un poco de práctica puedes llegar a leer hasta 2000 palabras por minuto. Una forma de concentrarte en los detalles importantes para poder hacerte con la información fundamental y ser más eficaz. Aquí puedes acceder a cursos de lectura rápida y mejorar tu velocidad lectora gratis.

5.- Maximiza las reuniones.

¿Un mal necesario? ¿Un agujero negro de perder el tiempo? ¿Se podrían aprovechar mejor? Según Sonia, nuestra experta en RRHH, el tema de las reuniones es más complicado porque no depende de nosotros mismos. "Pero sí hay algo que puedes hacer: prepararlas bien, recopilar toda la información que necesites, revisar tus notas de una reunión previa si la hubo y solicitar a quien la convoque que envíen el orden del día. Asistir a una reunión sin conocer los temas a tratar por todos los convocados y sin llevarla preparada puede hacer que se extienda hasta el infinito y más allá, como diría Buzz Lightyear. Igual eres una persona que padece fobia a las listas, pero revisar lo que tienes pendiente, lo que te han pedido que hagas y lo que necesitas que otros realicen puede ayudarte a organizar tus ideas sobre un papel. Tachar cosas que te has quitado de encima de una “to do list” puede resultar motivador por otra parte".

6.- Date un respiro.

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Como oyes. Ser más eficaz significa también parar un rato y dejar a tu mente vagar, descansar o volar a un lugar que sólo existe en tu imaginación. Si te exiges demasiado y no le das a tu cerebro un “kit-kat”, puedes sufrir ansiedad, cansancio extremo, nerviosismo e irritabilidad. Todos ellos enemigos de la creatividad y de la eficiencia. Un par de pausas al día, aunque sea asomando la cabeza por la ventana de tu oficina, serán suficientes para liberar el estrés, reiniciar tu atribulado cerebro y mejorar tu productividad. Empresas como Google, Sony o Nike se han dado cuenta de la importancia del descanso dentro del lugar de trabajo y están incluyendo espacios específicos para el ocio y el relax en sus oficinas.

Se trata sin ninguna duda de un tipo de management lleno de sentido común y más positivo como comentan en Yooriento.com, donde prima más la motivación de los empleados y el clima laboral depende drásticamente de los incentivos positivos, de un clima organizacional agradable en el que no hay castigo por concederse un respiro o tener un horario más o menos flexible.

7.- Mantén una actitud positiva.

Siguiendo esta línea de management positivo -y aunque te acusen de ser la Mary Poppins de la empresa- empezar el día con una buena actitud es vital para el desarrollo de tu jornada laboral. Concéntrate en los puntos positivos de los problemas a los que te enfrentas, en cómo resolverlo o qué sacar/aprender de ellos… no en lo malo. Según los estudios psicológicos realizados en entornos laborales de los últimos años tu actitud influye en el comportamiento y en la energía que tú misma generas así como en tu estado de salud.

Según Scott W. Ventrella, autor de el libro El poder del pensamiento positivo en las empresas,es necesario eliminar las inseguridades personales y la charla negativa (vamos, nuestras "comidas de tarro" personales) si queremos incrementar nuestras capacidades a la hora de enfrentarnos con situaciones de crisis en el trabajo, así como con compañeros o clientes difíciles. El optimismo viene siempre de la mano de la determinación, la paciencia y la concentración, todos ingredientes clave para poder superar con éxito nuestro día a día en el trabajo.

"En mi vida he pasado por cosas terribles, algunas de las cuales sí sucedieron". La cita de Mark Twain nos da una idea muy fidedigna de que muchas veces los problemas sólo están dentro de nuestra cabeza. La solución es intentar concentrarse en el presente, minimizar nuestras preocupaciones y miedos, cualquier cosa que conlleva a dejarnos llevar por nuestras emociones o por el lado oscuro.

Otra forma de fomentar el pensamiento positivo en tu trabajo es rodearte de gente mentalmente positiva y dejarte contagiar por su actitud. No desprecies la risa y el humor en el ambiente laboral que, por cierto, es una forma estupenda de liberar el estrés y los malos rollos. Y por último, no desestimes el impacto positivo de aprender, pues te ayuda a crear nuevas ideas en tu mente, te brinda enfoques diferentes para enfrentarte a las cosas y en definitiva tiene un impacto positivo en tu vida, no sólo por los resultados inmediatos que obtienes, sino por el hecho de que te estás cultivando.

8.- Huye de los conflictos.

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Son agujeros negros de pérdida de tiempo. Seguro que todos los días habrá mil cosas que te molesten: fotocopiadoras que se atascan, marrones de última hora, lo malo que está el café de la máquina… Pero protestar contra ellas una y otra vez no te ayuda. Lo mejor es aceptar estas pequeñas cosas tal y como son y no dejarte llevar por la desidia y el lado negativo del trabajo. Inmiscuirte en cada pequeño drama de la oficina no te ayuda a sacar tu trabajo adelante, aunque a veces puede ser el "break" que necesitas.

Como nos comenta Sonia: "trabajar en una empresa tóxica puede consumir toda tu energía, por lo que apenas te sentirás capaz de hacer tu trabajo, sobrevivir en un entorno así ya es una ardua labor. Por otro lado, dar rienda suelta a tu genio o peculiar carácter con compañeros, colaboradores y jefes, te sumará más problemas para desarrollar tus funciones y perjudicará notablemente tu rendimiento y en especial el de los demás".

9.- Raciona las llamadas telefónicas

El teléfono también puede ser responsable de que perdamos mucho más tiempo del necesario. Claro está que depende de tu puesto, como explica nuestra experta en RRHH: "pero si no trabajas en un call center o puedes devolver las llamadas más tarde, haz lo mismo que en el caso de los correos. Intenta desviar el teléfono si existe la posibilidad, o baja el volumen del aparato y después dedica un rato a devolver llamadas. Si alguien necesita contactar contigo urgentemente, no te preocupes, te localizará seguro".

El consejo de Sonia R. Muriel es separarse físicamente si tu espacio de trabajo te lo permite, o escuchar música con auriculares que te ayude a concentrarte y te aísle del ruido del resto de la oficina. Si adviertes a los compañeros de alrededor que te pones en modo concentración total y te aíslas con música, probablemente respeten tu necesidad de recogimiento y no te molesten.

Fotos: Pixabay.com

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