Las agendas tradicionales son preciosas y muy prácticas, pero hay ocasiones en que no nos sirven tan bien si lo que queremos es gestionar nuestras tareas del día a día, o si somos más digitales y pensamos que lo analógico tiene más de nostálgico que de práctico. Asana, Google Calendar, Trello, Lanes, Mywoork, Notion… Hay tantas aplicaciones de gestión de tareas que no podríamos recomendarte solo una. Pero lo que sí podemos decirte es que su uso marcará un antes y un después en tu organización, dejarás de perder post-it con tareas y la amnesia será cosa del pasado. Después de meses utilizando una aplicación de gestión de tareas, estos son los consejos que puedo darte.
Elige una con la que te sientas cómoda
No solo a nivel de usabilidad, sino a nivel de diseño. No a todo el mundo le gusta el minimalismo de Mywoork, los colores de Trello o la interfaz de Zenkit. Elige una con la que te sientas cómoda y que visualmente, te guste. Y no te preocupes si tienes que probar varias, comienza poniendo pocas tareas y viendo si te resulta práctica o si tiene todas las funcionalidades que necesitas.
Si se puede sincronizar con tu smartphone, mejor
Quizá te parezca una tontería, pero tener tus tareas en la mano es la mejor decisión que puedas tomar. Te pongo un ejemplo: estás haciendo la compra, brick de leche en mano, y recuerdas que la semana que viene tienes que comentarle a tu jefe un par de mejoras en el proyecto que te harán ganar puntos con él. Piensas “luego lo apunto”, pero sabes que te olvidará. Si tienes la app en el móvil, el luego no existirá. No dejes para otro momento lo que puedas apuntar ahora.
No todas las apps de gestión de tareas tienen aplicación para móvil. Si quieres ganar en productividad, lo mejor es que la que elijas, sí lo tenga. Así podrás utilizarla cuando estés delante del ordenador y también cuando no.
Etiqueta o categoriza tus tareas
Según la app de gestión de tareas que utilices podrás categorizarlas por colores (como en Asana), por tableros (como en Trello) o por proyectos (como en Todoist). No solo te ayudará a organizarte el día, sino que te facilitará las búsquedas. En mi caso tengo cinco categorías:
- Trabajo, que incluye reuniones, tareas propiamente dichas o fechas de entrega.
- Ocio, donde meto estrenos de cine que no quiero perderme, lanzamientos literarios, conciertos o cenas con mis amigos.
- Cumpleaños, donde apunto el cumpleaños de las personas importantes de mi vida con una notificación días antes para que no se me olvide comprar un regalo decente.
- Vida Sana, que incluye desde ejercicios físicos (preparo un calendario mensual de actividad física) a dieta (apunto con antelación lo que comeré para que comprar sea más efectivo y sobre todo para no acabar comiendo lo mismo todos los días: un sandwich)
- Recordatorios, una especie de miscelánea en la que van citas con el médico, la fecha en la que tengo que renovarme el carnet o el día en que tengo que pasar la revisión del coche.
Puedes poner tantas como quieras y nombrarlas como te apetezca. Es tu manera de organizarte, así que tú decides.
Divide y vencerás
La mejor manera de que entiendas este concepto es con un ejemplo. Hace poco me mudé, y la tarea de mi aplicación podría haberse llamado MUDANZA. Sin más. Pero eso habría supuesto una tarea eterna que vería a diario y con la que tendría la sensación de no terminar nunca. En cambio, cree un proyecto llamado MUDANZA, y de él salieron pequeñas tareas que fui distribuyendo por días: empaquetar libros, guardar menaje de cocina, donar la ropa que ya no utilizo, contratar un servicio de transporte, desmontar estanterías…
Una gran tarea puede ser dividida en otras. Es una forma de simplificar el trabajo y evitar que se te olvide algo en un proyecto grande.
La planificación es la clave del éxito: dedícale un tiempo
La clave para que la gestión de tareas funcione es que la utilices. Y para organizar en condiciones tu semana es imprescindible dedicarle tiempo. Al principio quizá pienses que es innecesario, pero organizar por ejemplo el domingo las tareas de toda la semana, te permitirá ser más eficaz y evitarás perder tiempo. Con 15 minutos podrás organizar la semana completa, y según vayan saliendo tareas diarias, podrás ir actualizando.
Utiliza recordatorios
No tengas miedo a utilizar los recordatorios de una tarea importante desde unas horas antes a incluso unos días. Activa las notificaciones en tu smartphone y recibe el recordatorio en formato push. Y si crees que tu móvil ya recibe demasiadas alertas hazte esta pregunta: el cumpleaños de mi mejor amiga ¿es más o menos importante que el último like que ha recibido tu foto de un muffin? No notifiques todas las tareas de tu día, pero hazlo con las realmente importantes para ti y que no deberías olvidar pase lo que pase.
Reutiliza tareas: repetir es ahorrar tiempo
Hay cosas que haces todas las semanas, como ir a clases de yoga, hacer la compra o mirar las novedades de Zara. Hay otras que harás mensualmente, semestralmente o incluso, anualmente. Si eres como la que escribe, necesitarás apuntarlo. Todas las aplicaciones de gestión de tareas tiene una opción de repetir. Utilízala. Podrás programar la misma tarea y se repetirá con la frecuencia que necesites. Así los cumpleaños solo tendrás que incluirlos una vez.
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